Privacy Policy

PRIVACYREGLEMENT PERSOONSGEGEVENS STICHTING WESTERLICHT

In kader:

Europees brede ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG) per 25 mei 2018 
Datum: 1 april 2022

Artikel 1. Aanhef
Stichting Westerlicht, hierna te noemen Westerlicht, heeft als doel om laagdrempelig, huiselijk, gastvrij en zo dichtbij mogelijk een plek bieden aan mensen die te maken hebben (gehad) met kanker en hun naasten. Een plek om binnen te lopen te, een verhaal te delen, een luisterend oor te vinden, informatie te ontvangen of bijvoorbeeld deel te nemen aan een activiteit (creatief, fysiek, of voorlichtend bijvoorbeeld betreffende werkhervatting of gezond en lekker eten). Een plek waar de gast centraal staat en hem/haar emotionele steun geboden wordt om hem/haar met behoud van eigen regie een zo goed mogelijke kwaliteit van leven te laten vinden. Voor vrijwilligers die meewerken in onze inloophuizen vragen wij naar verschillende persoonsgegevens.

Dit reglement heeft betrekking op alle gegevens van de vrijwilliger die door Westerlicht worden verwerkt.

In dit reglement staat op welke wijze Westerlicht omgaat met de persoonsgegevens en wat de rechten van de aanvrager zijn.

Artikel 2. Definities
Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een natuurlijk persoon met een geldig identiteitsbewijs.

Verwerking persoonsgegevens

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in elk geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Vrijwilliger

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. 

Verantwoordelijke

Degene die vaststelt welke persoonsgegevens verwerkt worden en wat het doel van die verwerking is. Voor Westerlicht is dat de bestuurder met de portefeuille privacy.

Bewerker

Degene die in opdracht van de verantwoordelijke, persoonsgegevens verwerkt en daardoor expliciet is geautoriseerd.

Artikel 3. Reikwijdte en doelstelling
3.1 Dit reglement heeft betrekking op alle persoonsgegevens van de vrijwilliger die door Westerlicht worden verwerkt.

3.2 Dit reglement heeft tot doel:

  • de persoonlijke levenssfeer van de vrijwilliger te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
  • vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;
  • de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;
  • de rechten van de vrijwilliger te waarborgen;
  • te voldoen aan de geldende wetgeving, met name de Algemene Verordening Persoonsgegevens.

Artikel 4. Doelen van de gegevensverwerking
De persoonsgegevens worden gebruikt met de volgende doelen:

4.1 Het bekendmaken van activiteiten van Westerlicht.

4.2 Het verantwoorden van de bijdragen die Westerlicht aan vrijwilligers heeft gedaan, aan degenen die financiële middelen geschonken hebben of subsidies hebben verstrekt aan Westerlicht. Westerlicht verstrekt aan subsidiegevers geen lijsten van personen die een aanvraag ingediend hebben, dan wel een bijdrage gekregen hebben.

Artikel 5. Doelbinding

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. Westerlicht verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.

Artikel 6. De soort gegevens
De volgende gegevens worden van de vrijwilliger geregistreerd:

6.1 De achternaam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van de vrijwilliger en eventueel hun IBAN/Bankrekeningnummer om declaraties te kunnen verwerken.

6.2 Identiteitsbewijs

Ter verificatie van de identiteit van de vrijwilliger vindt inzage plaats van het identiteitsbewijs van de vrijwilliger bij het 1e contact.

6.3. Voor vrijwilligers dienen wij een recente VOG in ons bezit te hebben. Kosten gemaakt voor het aanvragen van deze verklaring zullen door Westerlicht worden gerestitueerd.

Artikel 7. Wijze van goedkeuring gebruik persoonsgegevens
Middels het ondertekenen van de ‘Akkoordverklaring gebruik persoonsgegevens’ geeft de vrijwilliger aan kennis genomen te hebben van dit privacyreglement en akkoord te gaan met de hier vastgelegde doelen en werkwijzen van de verwerking van de persoonsgegevens.

Artikel 8. Bewaartermijnen
Westerlicht bewaart de gegevens niet langer dan voor het doel waarvoor het nodig is, noodzakelijk is.

Artikel 9. Toegang
9.1 Alleen bewerkers die daarvoor gemachtigd zijn door de verantwoordelijke, hebben toegang tot het systeem van gegevensverwerking. Gemachtigde verwerkers hebben een verklaring ondertekend dat zij het privacyreglement kennen en dat zij daarmee akkoord zijn.

9.2 De toegang tot het gegevensbestand is beveiligd met wachtwoorden.

Artikel 10. Register
Westerlicht houdt in een register bij:

  • Wie bevoegd is tot het verwerken van persoonsgegevens
  • Welke bewerkingen van persoonsgegevens hebben plaatsgevonden
  • Wanneer deze wijzigingen hebben plaats gevonden
  • Welke persoon de wijzigingen heeft verricht.

Artikel 11. Beveiliging en geheimhouding
11.1 Westerlicht neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

11.3 Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens. Bij Westerlicht wordt door elke vrijwilliger een ‘Verklaring van geheimhouding’ ondertekend.

11.4 Indien er door technische problemen en/of (digitale) inbraken persoonsgegevens in de openbaarheid terecht gekomen zijn, meldt Westerlicht dit onmiddellijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 12. Rechten van de aanvrager
12.1 Elke vrijwilliger heeft recht op inzage van de door Westerlicht verwerkte persoonsgegevens die op hem / haar betrekking hebben. De vrijwilliger dient daarvoor een afspraak te maken met de verantwoordelijke. Westerlicht dient in dat geval altijd te vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de aanvrager van het verzoek.

12.2 Vrijwilliger kan een verzoek doen tot verbetering en aanvulling van zijn persoonsgegevens. De verantwoordelijke heeft het recht de juistheid van de verbeteringen te verifiëren. Indien de juistheid niet is vast te stellen, worden de wijzigingen niet doorgevoerd.

12.3 De vrijwilliger kan een verzoek doen tot gedeeltelijke verwijdering van zijn persoonsgegevens, waar na beoordeling door de verantwoordelijke hier gevolg aan kan worden gegeven.

12.4 De vrijwilliger kan zijn instemming tot persoonsgegevensverwerking te allen tijde intrekken. Deze stap zal wel tot gevolg hebben dat de relatie tussen Westerlicht en vrijwilliger dient te worden beëindigd.

12.5 Verzoeken tot wijziging of verwijdering of intrekking worden door de verantwoordelijke binnen 14 dagen gehonoreerd.

Artikel 13. Klachten
13.1 Wanneer de vrijwilliger van mening is dat het doen en laten van Westerlicht niet in overeenstemming is met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming of zoals dit is uitgewerkt in dit privacyreglement, kan de aanvrager een klacht indienen bij de verantwoordelijke. De verantwoordelijke informeert aanvrager binnen 14 dagen hoe de klacht behandeld wordt.

13.2 Overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming kan de aanvrager zich eveneens wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 14. Onvoorziene situatie
Indien er zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement, dan neemt de verantwoordelijke de benodigde maatregelen.

Artikel 15. Wijziging reglement
Dit reglement kan door de verantwoordelijke worden gewijzigd. Bij een wijziging dient de vrijwilliger daarover geïnformeerd te worden.

Indien de vrijwilliger zich niet kan verenigen met de wijziging, kan deze zijn/haar toestemming tot persoonsgegevensverwerking intrekken en treedt artikel 12.4 in werking.

Artikel 16. Slotbepaling
Dit privacyreglement treedt in werking d.d. 1 april 2022 en wordt openbaar gemaakt via de website van Westerlicht, www.westerlicht.org